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Vendre des savons dans un événement d’envergure – quatrième partie, le montage

Dans ce quatrième d’une série de 7 articles, je vous raconte mon expérience de vente de savons à l’édition 2015 et 2016 d’un événement d’envergure (12 jours sous un grand chapiteau partagé avec 150 autres artistes et artisans de la province) sous plusieurs aspects. J’ajoute parfois des anecdotes ou photos provenant d’autres événements, mais toujours en lien avec le coeur du message.

Quatrième partie, le montage

Le montage est le moment ou tout ce que nous avions imaginé prends enfin forme. C’est aussi le moment qui nous permet de vérifier s’il nous manque quelque chose… ou pas.

Lors d’un grand événement, il y a plus d’une personne qui se présente pour décharger. Il faut donc prendre rendez-vous. Nous avons donc prévu d’avance le moment précis ou l’on va se présenter avec tout pour l’amener à son kiosque… et le monter.

Le déchargement doit aussi se faire dans une durée prévue. Nous avons généralement 30 minutes pour décharger et quitter le quai de débarquement. Cette année, mon père est venu nous aider. Nous avions besoin de bras et aussi de son camion. Il était content de vivre cette expérience avec nous. En 5 minutes, les véhicules étaient vidés et partis.

Le kiosque était situé dans une allée de côté, nous étions tout près du débarcadère. Nous avions donc directement accès. L’an dernier, nous étions dans une allée centrale. Nous devions décharger, faire le tour des allées, amener lentement nos boites et autres items jusqu’au kiosque. J’ai appris de cette expérience et me suis procuré un petit chariot, parfait pour empiler et transporter rapidement les boites et autres items.

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On monte les étagères, après avoir installé et fixé le tapis.
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On ajuste les meubles selon l’espace disponible
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Ensuite vient l’éclairage…

Une chose qu’il faut savoir lors du montage, c’est que le kiosque une fois monté se doit d’être fermé. Si vous voulez éviter des problèmes, rien ne doit être laissé à la vue. Je suggère une très longue nappe opaque (ma nappe noire a une longueur de 14 pieds) et des pinces pour la faire tenir sur les murs. Cette nappe a été précieuse tout au long des deux événements, mais elle sert aussi pour recouvrir les autres kiosques tenus durant l’année.

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Installation des produits sur les tablettes. Nous sommes à quelques heures de l’ouverture.

Non pas que nous ne faisons pas confiance aux gens autour; loin de là. Par contre, si ce n’est pas à la vue, ce n’est pas une tentation. Et même si les sites sont fermés avant l’ouverture, il y a beaucoup de circulation. Il y a aussi l’idée de faire la surprise de dévoiler le kiosque une fois qu’il est terminé seulement lorsque l’événement est commencé.

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Ajustement des lumières, kiosque 2016. Notez que les voisins ne sont pas encore arrivés.
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Ajustement des lumières, vue de côté. C’est pratique lorsqu’on est grand.

 

Et voici le look du kiosque 2016 après montage des meubles et de l’espace seulement (environ 1 heure après le déchargement).

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Il ne manque que les produits.

Commencez-vous à sentir l’excitation?

Prochaine étape, l’événement. Ou comment faire un marathon d’heures d’ouvertures durant un grand événement.

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Vendre des savons dans un événement d’envergure – troisième partie, la logistique

Dans ce troisième d’une série de 7 articles, je vous raconte mon expérience de vente de savons à l’édition 2015 et 2016 d’un événement d’envergure (12 jours sous un grand chapiteau partagé avec 150 autres artistes et artisans de la province) sous plusieurs aspects. J’ajoute parfois des anecdotes ou photos provenant d’autres événements, mais toujours en lien avec le coeur du message.

Troisième partie, la logistique

Une des définitions du Larousse pour le mot logistique est la suivante:

… Ensemble de méthodes et de moyens relatifs à l’organisation d’un service, d’une entreprise, etc., et comprenant les manutentions, les transports, les conditionnements et parfois les approvisionnements…

On ne se le cache pas, c’est un vrai casse-tête. Tous les morceaux doivent se placer dans le bon ordre. Et puisqu’il s’agissait de ma première présence pour une si longue période il a fallu planifier beaucoup de détails. Ainsi, la logistique incluait tous les éléments suivants:

Organisation physique du kiosque

La première fois, on part avec une idée. Il n’y a rien de concret, sauf le produit à vendre. De plus, l’organisation nous demande un plan, question de déterminer si notre idée ne dépassera pas certaines limites. Ce plan permet de se poser quelques questions. La plus importante question à se poser:

Comment remplit-on un espace de 5 pieds par 10 pieds afin d’y vendre des savons?

Première réponse: Il faut beaucoup de surfaces. Nous avons donc pensé à des étagères.

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Il y avait justement de magnifiques étagères en verre devinez où!

Par la suite, les autres éléments apparaissent plus clairement:

  • Éclairage
  • Identification visuelle de la compagnie
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    Identité visuelle – Évidemment avec le logo
  • Un espace pour les employés
  • Un endroit pour effectuer les transactions
  • Du rangement

Sans oublier le tapis sur le plancher.

Transports et installation:

L’organisation entre en contact avec nous afin de prendre rendez-vous pour la livraison des biens et matériels. Pour ma part, j’ai loué les “murs” et livré les éléments en une seule fois, le dimanche après-midi avant le début de l’événement. Pour le transport des bibliothèques, des meubles et autres éléments, j’avais un camion, prêté par mon père.

À l’heure du rendez-vous, nous sommes allés nous stationner à l’entrée de la tente. Nous avons pu décharger tranquillement et sans rien briser. Lorsque les tablettes sont en verre, c’est presque un luxe!

Cette partie sera couverte plus en détails dans le quatrième article sur le montage du kiosque.

Présence sur place lorsque le kiosque est ouvert

Il faut avoir quelqu’un sur place à toutes les heures de tous les jours. 12 jours, 11 heures par jour, soit plus de 130 heures d’ouvertures, incluant 2 week-ends.

Comment fait-on pour avoir quelqu’un, sur place pour vendre, alors que durant ces deux semaines, on travaille à temps plein?

Sans rire. Ce fut presque un tour de force.

Il faut de l’aide.

Pour ma part, j’ai eu énormément de chance d’avoir une soeur ayant des disponibilités. Elle était présente tous les jours de semaine, pour assurer l’ouverture du kiosque et la transition avec la personne suivante.

Ensuite, entre son départ et mon arrivé, nous avons eu l’aide de différentes personnes. Ma belle-soeur, une étudiante du secondaire et plusieurs amies. Le dernier jour, mon filleul est venu porter secours pour la vente et le démontage.

Les vendredis et la fin de semaine, je prenais place dans mon kiosque. À moins que la chance m’amène quelqu’un pour me remplacer. Ce qui est toujours apprécié.

Approvisionnements

Évidemment, il faut des produits. L’organisation était très claire sur le sujet. Il fallait vendre uniquement des savons fait selon la méthode Cold process. Pas question de savon glycérinés. Pas d’autres produits. Que. Des. Savons.

Donc, j’en ai fait.

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Il y a 5 recettes différentes là-dedans. Saurez-vous reconnaître le produit final?

Deux fois plutôt qu’une.

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Savon surprise à l’intérieur, Zeste d’orange, BigMa, Cupcakes, Lavande, Bacon et pains de savons variés.

Une fois que les gens arrivent au kiosque, qu’ils rencontrent la personne sur place, qu’ils aiment et admirent les produits et finalement les achètent, dans quoi doit-on mettre les achats?

Dans des sacs évidemment.

Après réflexion,  je n’aimais pas l’idée du sac en plastique, ne serais-ce que pour son effet sur l’environnement à long terme.

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Sacs en plastiques de divers formats et couleurs.

 

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Des boites à cupcakes?
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Des paniers?

 

 

 

 

 

 

 

J’ai opté pour des sacs en papier de divers formats. Mais entre vous et moi, ce n’est pas les choix qui ont manqués en matière d’étalage ou d’empaquetage…

J’ai eu beaucoup d’aide, j’ai travaillé des semaines de fous, mais une fois la production faite, étiquetée, que l’horaire est monté nous arrivons à la prochaine partie, le montage… À suivre donc, dans le prochain article.

Mais dites-moi, quel aspect de la logistique vous intéresse le plus?